Datenschutzerklärung – GymPilot

Arbeitsentwurf – Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit GymPilot ist:

[Vollständiger Name/Firma]
[Vollständige Anschrift]
E-Mail: [Datenschutz-/Kontakt-E-Mail]

Ein Datenschutzbeauftragter ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar, sofern ein solcher benannt wurde:

[Name und Kontaktdaten, falls zutreffend]

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb unserer Website, die Bereitstellung der GymPilot-Plattform, die Durchführung von Verträgen, die Kommunikation oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist oder eine andere zulässige Rechtsgrundlage vorliegt.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der anwendbaren deutschen Datenschutzvorschriften.

3. Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, beispielsweise:

  • IP-Adresse,

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

  • aufgerufene Seiten,

  • Browsertyp und Betriebssystem,

  • Referrer-URL,

  • technische Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit erforderlich, zur Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage ist je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) oder eine andere einschlägige Rechtsgrundlage.

Hosting-Anbieter: [Name und Anschrift des tatsächlichen Anbieters]

Speicherdauer: [Tatsächliche Speicherfristen oder nachvollziehbare Kriterien eintragen]

4. Kontaktaufnahme und Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Studiozugehörigkeit, Betreff und Nachricht.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen berechtigten Kommunikationsinteressen.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen zulässigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

5. Lizenzkauf und Zahlungsabwicklung

Bei einem Lizenzkauf können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Name und Unternehmensdaten des Kunden,

  • geschäftliche Kontakt- und Rechnungsdaten,

  • ausgewählter Tarif,

  • Bestell- und Vertragsinformationen,

  • Lizenzstatus und Abrechnungszeitraum,

  • Zahlungsstatus und Transaktionsreferenzen.

Die Zahlungsabwicklung kann über einen externen Zahlungsdienstleister erfolgen.

Zahlungsdienstleister: [Tatsächlich eingesetzten Anbieter und Datenschutzhinweis ergänzen]

GymPilot erhält nur diejenigen Zahlungsinformationen, die für Vertragsverwaltung, Lizenzfreischaltung, Support und Abrechnung erforderlich sind. Ob und welche weiteren Daten übermittelt werden, hängt vom tatsächlichen Anbieter und der Integration ab.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragsdurchführung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

6. Lizenzschlüssel und Studio-Accounts

Zur Verwaltung der GymPilot-Lizenzen verarbeiten wir Daten zur Zuordnung der Lizenz zu einem Studio, zum Tarif, zum Vertragsstatus, zur Aktivierung und zur Laufzeit.

Bei einer erfolgreichen Verlängerungszahlung wird der Lizenzstatus entsprechend dem Vertrag aktualisiert.

Der Lizenzschlüssel dient der Zuordnung der Lizenz. Die Berechtigung zur Nutzung wird zusätzlich anhand des serverseitig gespeicherten Lizenzstatus geprüft.

7. Nutzung der GymPilot-App

Je nach implementierten Funktionen können bei der Nutzung der App insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Kontaktdaten und Accountinformationen,

  • Zuordnung zu einem Fitnessstudio,

  • Trainingspläne und Übungsinformationen,

  • dokumentierte Trainings und Trainingsfortschritte,

  • Trainingsziele, Rekorde und Aktivitätsinformationen,

  • Einstellungen und technische Protokolldaten,

  • Kurs- oder Buchungsdaten, sofern die Funktion aktiviert ist.

Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt von den aktivierten Funktionen und den Einstellungen des jeweiligen Studios ab.

Trainings- und Fitnessdaten können im Einzelfall Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO darstellen. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, ist hierfür eine einschlägige Rechtsgrundlage einschließlich einer gegebenenfalls erforderlichen Ausnahme nach Art. 9 DSGVO notwendig.

Die konkrete Rechtsgrundlage, Verantwortlichkeit und Speicherdauer müssen für die tatsächlich angebotenen Funktionen gesondert festgelegt werden.

8. Studiozuordnung und Datenverarbeitung für Fitnessstudios

GymPilot ist für mehrere Fitnessstudios vorgesehen. Daten sollen dem jeweils zuständigen Studio zugeordnet werden.

Je nach Verarbeitung kann das Fitnessstudio Verantwortlicher und GymPilot Auftragsverarbeiter sein. Für andere Verarbeitungen kann GymPilot selbst Verantwortlicher sein.

Die datenschutzrechtlichen Rollen werden für die jeweiligen Verarbeitungsvorgänge festgelegt. Soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt, wird ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

9. Integrationen mit Drittanbietern

GymPilot kann künftig Schnittstellen zu externen Diensten anbieten, beispielsweise zu Studiomanagementsystemen, Fitnessplattformen oder Gesundheitsdiensten.

Solche Integrationen werden nur in dem Umfang aktiviert, in dem sie tatsächlich implementiert und freigegeben wurden.

Tatsächlich eingesetzte Integrationen sind hier einzeln aufzuführen:

  • Anbieter und Dienst: [Name]

  • Übermittelte Daten: [Datenkategorien]

  • Zweck: [konkreter Zweck]

  • Rechtsgrundlage: [Rechtsgrundlage]

  • Empfänger und gegebenenfalls Drittlandübermittlung: [Details]

Eine geplante Integration ist nicht als aktive Datenverarbeitung darzustellen.

10. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website kann technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen.

Analyse-, Marketing- oder andere nicht erforderliche Technologien werden nur in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Anforderungen eingesetzt. Soweit eine vorherige Einwilligung erforderlich ist, werden diese Technologien erst nach entsprechender Einwilligung aktiviert.

Die tatsächlich eingesetzten Technologien, Anbieter, Zwecke und Speicherdauern sind in den Cookie-Einstellungen und in dieser Datenschutzerklärung konkret anzugeben.

11. Empfänger und Dienstleister

Für den Betrieb von GymPilot können Dienstleister eingesetzt werden, insbesondere für:

  • Website-Hosting,

  • Backend- und Datenbankbetrieb,

  • E-Mail-Versand,

  • Zahlungsabwicklung,

  • Fehleranalyse und Sicherheit.

Vor Veröffentlichung sind sämtliche tatsächlich eingesetzten Anbieter, die jeweiligen Zwecke und die datenschutzrechtlichen Vereinbarungen zu dokumentieren.

Soweit erforderlich, werden Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

12. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Ob eine solche Übermittlung stattfindet und auf welcher Grundlage sie erfolgt, hängt von den tatsächlich eingesetzten Dienstleistern und deren Infrastruktur ab.

13. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für unterschiedliche Datenkategorien gelten unterschiedliche Speicherfristen. Konkrete Fristen und Löschverfahren sind anhand des tatsächlichen Betriebs festzulegen.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft,

  • Recht auf Berichtigung,

  • Recht auf Löschung,

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

  • Recht auf Datenübertragbarkeit,

  • Recht auf Widerspruch,

  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft,

  • Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Anfragen können an folgende Adresse gerichtet werden:

[Datenschutz-Kontakt-E-Mail]

15. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Manipulation und unzulässiger Offenlegung zu schützen.

Die konkreten Maßnahmen richten sich nach Art, Umfang und Risiko der jeweiligen Verarbeitung.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website veröffentlicht.

Vor Veröffentlichung zwingend konkretisieren: Hosting, Framer-Konfiguration, Cookies, Datenbank, App-Berechtigungen, Zahlungsanbieter, E-Mail-Dienst, tatsächliche Datenflüsse, Speicherdauern, Integrationen und Verantwortlichkeiten. Nicht zutreffende Abschnitte sind anzupassen oder zu entfernen.